Regels werkgever

Privacy zieke werknemer

Zodra werknemers ziek worden, wisselen diverse partijen gegevens over hen uit. De belangrijkste betrokken partijen zijn de zieke werknemer zelf, u als werkgever, de arbodienst of bedrijfsarts, het re-integratiebedrijf, het UWV en de verzuimverzekeraar.

Voor u als werkgever is het van belang om zieke werknemers zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Hiervoor hebt u informatie van hen nodig. Bijvoorbeeld om te beoordelen of you loon moeten doorbetalen.

Aan de andere kant hebben zieke werknemers recht op privacy. Het is daarom wettelijk niet toegestaan voor werkgevers om te informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte van hun werknemers. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken.

Wat mag u wel en wat mag u niet vragen?

• De werkgever mag bij de ziekmelding vragen of er een eenvoudige oplossing is waardoor hervatting mogelijk is. Hierbij moet u bijvoorbeeld denken aan iemand die zijn enkel verstuikt en al geholpen is met taxivervoer naar het werk. Zodra de situatie gecompliceerder is – en dat is meestal het geval – mag u op dit punt niet doorvragen maar heeft u eerst advies van de bedrijfsarts nodig.
• Om met de werknemer afspraken te mogen maken over aanpassingen van het werk of het verrichten van andere werkzaamheden heeft u in principe een advies van de bedrijfsarts nodig. Wel mag u – ook zonder advies van de bedrijfsarts – ingaan op een aanbod van de werknemer om aangepast of ander werk te verrichten. En u mag de werknemer er op wijzen dat u bereid bent om een dergelijk aanbod te bespreken. Maar u mag daarop geen druk uitoefenen als u nog geen advies heeft van de bedrijfsarts.
• U mag vragen naar de vermoedelijke duur van het verzuim, indien het voor de werknemer mogelijk is om dit aan te geven;
• U mag vragen naar het telefoonnummer en (verpleeg)adres. Het verpleegadres is in het algemeen het huisadres, maar het kan ook tijdelijk een ander adres zijn. Als de werknemer in (bijvoorbeeld) een psychiatrische instelling of verslavingskliniek is opgenomen, prevaleert het privacybelang van de werknemer. Het is dan afdoende dat de zieke werknemer bij de werkgever aangeeft dat hij in een zorginstelling verblijft. De aard en de locatie van de zorginstelling zal de werknemer dan wel moeten mededelen aan de bedrijfsarts;
• Uiteraard mag u met de werknemer lopende afspraken en werkzaamheden doorspreken, zodat u eventueel vervanging kan regelen;
• U mag vragen of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval (maar niet of het verzuim werk gerelateerd is). Dit houdt verband met de meldingsplicht van de werkgever op grond van de Arbowet. Werkgevers zijn verplicht om arbeidsongevallen die tot de dood hebben geleid, direct telefonisch te melden aan de Nederlandse Arbeidsinspectie. Ook arbeidsongevallen die leiden tot blijvend letsel of ziekenhuisopname moeten direct digitaal of telefonisch gemeld worden. Er is sprake van een 'ziekenhuisopname' als een slachtoffer in een ziekenhuis wordt opgenomen. Ook een dagopname valt hieronder. Deze meldingsplicht geldt overigens niet alleen voor eigen werknemers, maar ook voor uitzendkrachten die bij de werkgever werkzaam zijn. 
• U mag vragen of de ziekte veroorzaakt is door een eventueel aansprakelijke derde (dit in verband met regresmogelijkheden). Dit zal zich met name voordoen bij verkeersongevallen, maar kan ook in andere situaties spelen. U moet hierbij wel bedacht zijn op privacygevoelige situaties zoals huiselijk geweld. Daarop mag u niet doorvragen.
• De werkgever mag vragen of de ziekte valt onder een vangnetbepaling zoals orgaandonatie of de no-risk polis. Dit is immers relevant in verband met zijn aanspraak op ziekengeld. De werknemer moet dit melden. Hij hoeft echter niet te vermelden onder welke vangnetbepaling hij valt. Dit kan voor de praktijk wat lastig zijn, maar de AP is hierin zeer streng. Het betekent dat de werkgever in zijn aanvraag bij het UWV niet kan aangeven welke vangnetbepaling van Ziektewet van toepassing is. Het UWV moet dat uitzoeken en kan de werknemer daarnaar vragen als het nodig is. Mocht het UWV de aanvraag afwijzen, dan zal in de motivering daarvan toch moeten blijken om welke vangnetcategorie het gaat. Dit ook met het oog op een eventueel bezwaar en beroep door de werkgever. Maar het uitganspunt is dus dat de werkgever niet mag weten welke vangnetbepaling van toepassing is.

De werkgever mag – moet - de ziekmelding doorgeven aan de bedrijfsarts. Het staat de werkgever ook vrij om bijvoorbeeld het vermoeden dat er geen recht op loondoorbetaling bestaat kenbaar te maken en te vragen om een spoedconsult. De werkgever moet de zieke werknemer hierover wel informeren.

• De werkgever mag niet informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte. Deze informatie is namelijk niet relevant voor een werkgever. De zieke werknemer mag over de aard en de oorzaak van de ziekte zwijgen als de werkgever ernaar informeert. In de praktijk kan het uiteraard voorkomen dat de werknemer vrijwillig en ongevraagd de aard van zijn ziekte vermeldt, bijvoorbeeld bij de leidinggevende. Deze informatie mag de leidinggevende niet verder verspreiden noch vastleggen, want dat is strijdig met het verbod op gegevensverwerking. Verdere verspreiding – bijvoorbeeld naar de collega's - is alleen toegestaan als de werknemer hier uitdrukkelijk om vraagt.
• De werkgever mag niet vragen of de ziekte zwangerschap gerelateerd is, ook al is dit wel relevant in verband met zijn aanspraak op ziekengeld. De zwangere werkneemster mag dit verzwijgen omdat het verband niet altijd direct duidelijk is en bovendien omdat melding niet noodzakelijk is. Zij zal dit desgevraagd wel moeten melden bij de bedrijfsarts die het verband met de zwangerschap kan beoordelen en vervolgens aan de werkgever kan laten weten dat deze aanspraak maakt op ziekengeld. Hierdoor kan de aanvraag van de werkgever vertraagd worden. Gelukkig heeft dat geen financiële consequenties voor de werkgever omdat de Ziektewet voorziet in de mogelijkheid voor UWV om met terugwerkende kracht een Ziektewetuitkering toe te kennen. Dat speelt met name als de werkgever aanvankelijk redelijkerwijs niet op de hoogte kon zijn dat sprake was van ziekte als gevolg van zwangerschap. Met dit systeem is het belang van de werkgever gewaarborgd.
• De werkgever mag geen aangepast of vervangend werk opdragen zonder advies van de bedrijfsarts. De werkgever mag wel ingaan op een aanbod in die zin van de werknemer en daarover werkafspraken maken. Bij twijfel – of als de werknemer dat desgevraagd op prijs stelt - is het verstandig om in onderling overleg de afspraken te laten bevestigen door de bedrijfsarts.