Hoe voorkom je dat aangepast werk, structureel nieuw werk wordt?

Een praktijkgerichte blog in het onderwijs over de balans tussen passende taken en nieuwe functies

De situatie: Van conciërge naar aangepaste taken

Een ervaren conciërge kan door een rugblessure niet langer de fysiek belastende aspecten van zijn werk uitvoeren. Het tillen van meubilair, het onderhoud van buitenterreinen en het sjouwen met materialen zijn onmogelijk geworden. De werkgever zoekt dan binnen de Wet Verbetering Poortwachter naar passende taken. Na een grondige Belasting Meetbaar analyse blijkt dat deze medewerker zijn volledige werkweek zou kunnen besteden aan administratieve ondersteuning, het begeleiden van leerlingen bij praktische taken en lichte onderhoudsklussen.

Het dilemma: deze combinatie van werkzaamheden vormt geen bestaande functie binnen de onderwijsinstelling. De werkgever heeft deze taken speciaal samengesteld om tegemoet te komen aan de beperkingen van zijn medewerker. De vraag die dan opkomt is of het UWV dit kan beschouwen als "structureel nieuw werk" en de werkgever kan verplichten om deze samengestelde functie permanent in stand te houden.

Het fundament: Een zorgvuldig spoor 1-onderzoek

De basis voor een duidelijk juridische traject begint met een degelijk uitgevoerd spoor 1-onderzoek tijdens het re-integratietraject. Dit onderzoek brengt systematisch alle bestaande functies binnen de onderwijsorganisatie in kaart en beoordeelt deze op geschiktheid voor de betreffende medewerker.

Voor de conciërge betekent dit dat alle onderwijsondersteunende functies worden geanalyseerd: van administratief medewerker tot onderwijsassistent, van ICT-ondersteuner tot bibliotheekmedewerker. Als blijkt dat geen van deze bestaande functies volledig passend is door de specifieke mogelijkheden en beperkingen, ontstaat ruimte voor aangepaste werkzaamheden.

Deze documentatie is later cruciaal  richting  UWV om aan te tonen dat de werkgever eerst alle reguliere mogelijkheden heeft onderzocht voordat hij overging tot het creëren van aangepaste taken.

De kunst van consequente evaluaties

Gedurende het gehele re-integratietraject moet elke evaluatie helder vastleggen dat de medewerker uitsluitend passende taken uitvoert en geen nieuwe functie vervult. Dit is cruciaal voor het juridische traject.

In de praktijk betekent dit dat de evaluatieverslagen van de werkgever consistent beschrijven hoe de werkzaamheden bestaan uit losse, ondersteunende taken die zijn ontstaan uit noodzaak, niet uit organisatorische behoefte. Wanneer de conciërge bijvoorbeeld drie dagen per week administratieve ondersteuning biedt aan verschillende afdelingen en twee dagen lichte onderhoudsklussen uitvoert, dan dient dit gedocumenteerd te worden als twee afzonderlijke taakgebieden die toevallig door één persoon worden uitgevoerd vanwege zijn specifieke situatie.

Dit wordt anders op het moment waarop deze werkzaamheden worden beschreven als één samenhangende functie met eigen verantwoordelijkheden en doelstellingen. Dan kan UWV stellen dat er sprake is van structureel nieuw werk.

Onderbouwing richting het UWV

Wanneer de werkgever een WIA-aanvraag indient, moet deze zorgvuldige documentatie het verhaal vertellen. Het UWV kan niet zomaar losse taken als een nieuwe functie beschouwen wanneer de werkgever overtuigend kan aantonen dat er een gedegen onderzoek naar bestaande functies heeft plaatsgevonden, dat alle evaluaties consistent zijn in hun beschrijving van losse taken, en dat er geen structurele functie is ontstaan.

De kracht van de argumentatie ligt in de samenhang tussen medische noodzaak, organisatorische realiteit en juridische consequentie. De werkgever toont aan dat de aangepaste werkzaamheden een directe reactie zijn op de specifieke beperkingen van de medewerker, niet op een onderliggende behoefte van de organisatie aan deze functiecombinatie.

Jobcrafting: Balanceren op het randje

UWV verwacht terecht dat werkgevers jobcrafting toepassen, het creatief combineren en aanpassen van taken om passend werk te creëren. Deze verwachting brengt echter wel de uitdaging met zich mee dat de werkgever zeer grondig moet onderbouwen waarom de gecombineerde taken geen volwaardige functie kunnen vormen.

De uitdaging zit in de loonwaarde en organisatorische logica. Hebben de taken voldoende samenhang om een functie te rechtvaardigen? Is er een logische organisatorische plek voor deze functiecombinatie? Voor de conciërge zou bijvoorbeeld kunnen worden beargumenteerd dat administratieve ondersteuning en licht onderhoud twee fundamenteel verschillende expertisegebieden vereisen die normaal gesproken niet in één functie worden gecombineerd.

Daarnaast speelt de vraag naar structurele organisatiebehoefte. Zouden deze taken ook uitgevoerd worden zonder de re-integratiesituatie? Als het administratieve werk normaal gesproken wordt uitbesteed aan een uitzendbureau en het lichte onderhoud door bestaand personeel wordt opgepakt naast hun reguliere taken, dan is er geen sprake van structurele werkgelegenheid.

Het risico van gewoonterecht

Een verraderlijk aspect van langdurige re-integratietrajecten is het risico dat aangepaste werkzaamheden worden geclaimd als "nieuw bedongen arbeid". Wanneer de conciërge bijvoorbeeld twee jaar lang dezelfde combinatie van taken uitvoert, kan er een situatie ontstaan waarin deze werkzaamheden worden beschouwd als een nieuwe arbeidsovereenkomst.

Van de werkgever vraagt dit om voortdurende waakzaamheid in de communicatie en documentatie om onrealistische verwachtingen bij de werknemer te voorkomen. Vanaf het eerste moment moet helder zijn dat er sprake is van tijdelijke aanpassing binnen de bestaande arbeidsrelatie. Regelmatige evaluaties moeten dit tijdelijke karakter bevestigen en de werkgever moet vermijden dat er onwenselijke permanente structuren ontstaan rond deze werkzaamheden.

De praktijk leert dat medewerkers die langdurig aangepast werk verrichten, vaak gewend raken aan hun nieuwe taken en deze als hun "echte" functie gaan beschouwen. Dit is menselijk begrijpelijk, maar vanuit het gezichtspunt van de werkgever juridisch gevaarlijk. Heldere communicatie over verwachtingen en mogelijke uitkomsten is daarom essentieel.

Dossiervorming als strategisch instrument

Excellente dossiervorming vormt de belangrijkste garantie om aan te tonen dat het juridische traject juist is doorlopen. Het dossier moet het complete verhaal vertellen van medische noodzaak tot organisatorische aanpassing.

De medische documentatie toont de beperkingen en mogelijkheden aan, ondersteund door arbeidsdeskundige rapporten en behandeltrajecten. De organisatorische documentatie bewijst dat alle reguliere opties zijn onderzocht door middel van functiebeschrijvingen, het spoor 1-onderzoek en organisatieschema's. De procesbeschrijving documenteert elke stap in de besluitvorming, van eerste gesprekken tot definitieve aanpassingen.

Juridische documentatie van adviezen en correspondentie completeert het plaatje. Samen vormen deze documenten een samenhangend verhaal dat de positie van werkgever en werknemer ondersteunt: er is sprake van zorgvuldige aanpassing binnen bestaande kaders, niet van het creëren van nieuwe structurele werkgelegenheid.

De praktijk van verantwoord handelen

Succesvol navigeren door deze complexe materie vereist vanaf dag één een professionele aanpak. Consistentie in terminologie en documentatie voorkomt verwarring en juridische valkuilen. Professionele begeleiding bij complexe situaties is een investering die zich uitbetaalt in juridische zekerheid en praktische oplossingen.

Regelmatig contact met verzekeraars en arbeidsdeskundigen houdt organisaties op de hoogte van ontwikkelingen en mogelijkheden. Periodieke evaluatie van de tijdelijkheid van de aangepaste situatie voorkomt dat uitzonderingen tot gewoontes worden.

Balans tussen menselijkheid en bedrijfsvoering

Het dilemma tussen passende taken en structureel nieuw werk raakt de kern van modern werkgeverschap in het onderwijs. Werkgevers willen  medewerkers ondersteunen bij het overwinnen van arbeidshandicaps, maar kunnen tegelijkertijd niet onbegrensd nieuwe functies creëren die de organisatorische en financiële realiteit overstijgen.

De oplossing ligt in professionaliteit vanaf het eerste moment: zorgvuldige voorbereiding, gedegen documentatie en consequente uitvoering van het re-integratietraject. Deze aanpak beschermt niet alleen de organisatie juridisch, maar draagt ook bij aan eerlijke en duurzame oplossingen voor alle betrokkenen.

Het onderscheid tussen tijdelijke aanpassing en permanente functiecreatie is subtiel maar cruciaal. Met de juiste aanpak kan een onderwijsorganisatie  sociale verantwoordelijkheid nemen zonder juridische of financiële risico’s.  De sleutel ligt in het vanaf het begin helder maken en houden van wat wel en niet mogelijk is binnen de kaders van de organisatie.