dossiervorming

Aan de basis van een goede dossiervorming ligt een procedure. Hierin beschrijft u precies welke stappen u in welke volgorde doorloopt als u werknemers aanspreekt op hun functioneren, houding of gedrag. De essentie hiervan is:

• U bespreekt het functioneren, de houding of het gedrag met uw werknemer. U benoemt daarbij concreet uw punten van kritiek en maakt afspraken hoe deze kunnen worden verbeterd. Coaching, training, scholing kunnen aan verbetering een wezenlijke bijdrage leveren.
• U geeft aan hoe u dit opvolgt en welk vervolg er komt (bijvoorbeeld een evaluatie na een bepaalde tijd, of een vervolggesprek als het weer niet goed gaat, een andere functie).  Benoem daarbij ook de termijnen.
• De gesprekken worden schriftelijk vastgelegd. Deze laat u ondertekenen door de werknemer. Indien de werknemer het eens kan zijn met de afspraken dan tekent hij dit voor akkoord. Indien dat niet het geval is, dient de werknemer ten minste te tekenen voor gezien.
• Als er enkele elkaar opvolgende gesprekken zijn geweest en er is geen verbetering, dan hebt u voldoende dossier opgebouwd om over te gaan tot ontslag.

In de sanctieprocedure zijn de verschillende, elkaar opvolgende correctiegesprekken vastgelegd. Maar het is geen standaard stappenplan. De ernst van het disfunctioneren of ongewenste houding of gedrag kan immers sterk uiteenlopen. Bij bewuste grove nalatigheid treft u een andere maatregel dan bij een kleine overtreding van uw bedrijfsregels. U moet dus elke stap zorgvuldig voorbereiden.

Bij dossiervorming is een constructieve opstelling van de kant van de werkgever ook van wezenlijk belang. Dat betekent dat u allereerst consequent moet zijn in het aanspreken van werknemers op hun functioneren, houding en gedrag. Verder dient u hen een eerlijke kans te geven om zich te verbeteren en, als een werknemer zijn functie eenvoudigweg niet aankan, te kijken naar alternatieven. U moet waar mogelijk (en redelijk) de helpende hand bieden. Juist door u constructief op te stellen kunt u hetzelfde verlangen van uw werknemer.

Een goede procedure en –nog belangrijker- goede toepassing daarvan kan tot twee dingen leiden:

• Het functioneren van de werknemer is verbeterd en wordt voldoende bevonden, dan wordt dreigend ontslag voorkomen.
• Mocht er geen verbetering in het functioneren van de werknemer zijn dan heeft u een goed dossier en wordt het ontslag eenvoudiger (en goedkoper).